Sitter du i styret for borettslaget eller sameiet der du bor og har behov for en trygg forretningsfører? Eller er du en utbygger som trenger hjelp med å etablere et nytt boligselskap i Telemark? 

– Hos ditt lokalkontor har vi kompetansen, erfaringen og tjenestene innen forretningsførsel du har bruk for, forteller Lena Onarheim som til daglig er salgsansvarlig for nye kunder i Usbl Vestfold og Telemark. 

Usbl satser nå i Telemark med både akkvisisjon, bygging av nye boliger i Porsgrunn og Skien og forretningsførsel for nye og etablerte borettslag og sameier.

Forretningsførsel for etablerte borettslag i Telemark

I allerede etablerte borettslag og sameier har styret ansvaret for en ansvarlig drift og administrasjon. Et styre i borettslag eller sameie har mange oppgaver og plikter, blant annet 

• oversikt og styring av regnskap og økonomi
• innkreving av felleskostnader
• oppfølging av innbetalinger
• oppfølging av HMS og vedlikehold
• gjennomføring av årsmøte/generalforsamling
• sørge for eventuell lånefinansiering/refinansiering
• søke om nye lån til rehabilitering og vedlikehold

– Ingen styrer er like. Noen ønsker å gjøre mest mulig av styrearbeidet selv. Andre velger å få hjelp av en proff forretningsfører, forteller Onarheim. 

Hennes erfaring er at styrearbeidet ofte blir for krevende og omfattende med hensyn til både kunnskap og tidsbruk. Da er det om å gjøre å velge en forretningsfører med kompetansen og tjenestene boligselskapet har bruk for. 

Hvorfor velge Usbl som forretningsfører?

– Vi er konkurransedyktige på pris og har alle tjenester innen forretningsførsel inhouse, forteller Lena Onarheim. 

Ansatte med god kompetanse og mye erfaring gjør Usbl til en trygg forretningsfører.

– Det skal også være enkelt å få tak i oss i Usbl. Derfor har styret i borettslaget eller sameiet en dedikert kunderådgiver. I tillegg til kontaktpersonen, har dere så klart et team med fagfolk innen ulike områder, blant dem en regnskapsansvarlig, forklarer hun.

Fleksible løsninger innen forretningsførsel

Velger du Usbl som forretningsfører, kan du få en skreddersydd løsning. Styret ditt kan kjøpe utvalgte tjenester, og så eventuelt utvide til flere styretjenester etterhvert som nye behov dukker opp.

– Vi er ikke selgere, men rådgivere som selger kompetansen vår. Vi ønsker ikke å pushe tjenester dere i styret ikke trenger, understreker Onarheim. I den første dialogen med styrer, legges det vekt på forventninger og behov. Allikevel er noen tjenester mer essensielle enn andre.

– De aller fleste selskap er lovpålagt å ha et regnskap, så denne tjenesten er basis innen forretningsførsel. Mange styrer bestiller også hjelp med budsjett samt gjennomføring av generalforsamling/årsmøte, forteller hun.

Full oversikt med Bonabo - Usbl’s portal for styrer

Alle styrer i borettslag og sameier forvaltet av Usbl, har tilgang på styreportalen i Bonabo - et digitalt verktøy som gjør styrearbeidet enklere. 

– I Bonabo får du full oversikt over alle aktivitetene i boligselskapet. Her kan du også kommunisere med alle beboerne i borettslaget eller sameiet ditt, forklarer Lena Onarheim.

I styreportalen ligger også alle dokumentene som trengs til et eierskifte. 

Hjelp til HMS og vedlikehold

Styret i borettslaget eller sameiet har ansvar for å innfri kravene til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Også ansvaret for å ta vare på bygningsmassen er en av de viktigste oppgavene innen styrearbeid.

– Usbl kan tilby nettbasert tilgang på Bevar HMS, en digital HMS-plan. Dette er til svært god hjelp og gjør det enklere å holde dere innenfor gjeldende internkontrollforskrifter, blant annet for brannvern, forteller Onarheim. 

Styret kan også bestille tjenesten Bevar Vedlikehold. Her har dere en vedlikeholdsplan som gir dere full oversikt og er et godt verktøy for planlegging av vedlikehold, legger hun til. 

Gode kundeavtaler klare til bruk

Borettslag og sameier som forvaltes av Usbl, har også tilgang på en rekke gunstige kundefordeler, for eksempel digitale nøkler, service på heiser og forsikring. Usbl har også et eget advokatkontor som kan hjelpe til ved behov. I tillegg kan både boligselskap og beboere nyte godt av rabatterte løsninger på strøm fra Polarkraft. 

– Vi i Usbl har forhandlet frem kundefordeler på vegne av alle våre borettslag og sameier. Kundefordelene gir gunstige priser på en rekke tjenester. I tillegg kan styret få støtte fra Bomiljøfondet til ulike tiltak i borettslaget eller sameiet som kommer alle til gode. Har dere et prosjekt dere ønsker å gjennomføre, kan dere søke om midler fra Usbl’s Bomiljøfond to ganger i året, forteller Lena Onarheim.

Beboerne tilbys å bli Usbl-medlem og vil få rabatt og bonus på en rekke kjente merkevarer hos samarbeidspartnere. Fordelen omfatter for eksempel byggevarer, interiør, kulturopplevelser, festivaler og hotellopphold.

Vaktmestere med fagbrev

Mange boligselskap har vaktmestertjenester som en del av forretningsførselen. Vaktmesterne hos Usbl Boservice kan selvfølgelig løse små oppgaver som gressklipping, skifte av lyspærer og snømåking. Men fordi vaktmesterne har fagbrev, har de kompetansen til ettersyn og service på avanserte tekniske løsninger for varme, vann, ventilasjon og brannvern i alle typer borettslag og sameier. Usbl Boservice tilbyr også håndtverkertjenester som kan benyttes av deg som beboer eller til vedlikeholdsprosjekter i boligselskapet.

– Håndverkerne våre kan for eksempel taksere skader i boligen din, for eksempel ved vannskader, og gjøre utbedringer. Send forespørsel direkte til oss på ditt lokale Usbl-kontor i Sandefjord, så sender vi oppgaven videre til Usbl Boservice, forteller Onarheim.

Prøve Usbl som forretningsfører? Så enkelt gjør du det!

Så lenge Usbl får de nødvendige kontaktdataene fra styret, gjør vi jobben med overføringer og onboarding av nytt system:

1. Usbl sender styret et tilbud utfra behovet i sameiet eller borettslaget.
2. Tilbudet behandles i neste årsmøte eller generalforsamling.
3. Når tilbudet er akseptert, signeres kundeavtalen. Der vil alt som inngår i leveransen være godt og detaljert beskrevet .
4. Etter tre måneder tar Usbl over forretningsførselen. Vi tar oss av alt i overføring og onboarding av nytt system.
5. Usbl tar direkte kontakt med tidligere forretningsfører. Du slipper.
6. Vi sørger for at alt blir registrert i vårt system. Sammen blir vi enige om arbeid og fakturering. Så sender vi alle leverandører beskjed om endringene av fakturaene.

Etablering av nye borettslag og sameier i Telemark

Også etablering av helt nye sameier og borettslag har en egen prosedyre. 

– Vi kan etablere boligselskap fra A til Å. Det er viktig at vi kommer inn så tidlig som mulig, aller helst fra tidspunktet da det ble besluttet å bygge boliger, sier Lena Onarheim fra Usbl.

Her spørs det blant annet hva slags løsning utbygger velger. Skal det være et borettslag eller et sameie? Skal det være en miks av boliger og næringslokaler osv.

– Når det er bestemt form på boligselskapet, etablerer vi vedtekter og vi kan også hjelpe utbygger med å estimere felleskostnader, forteller hun. 

I Vestfold og Telemark kan Usbl bistå ved seksjonering av nye sameier. Onarheim understreker at det er viktig for Usbl å være med fra et tidlig stadium fordi behandlingstiden i kommunene ofte er lang.

– I dét boligene er ferdigstilte, er vi med på overleveringen og konstituering av generalforsamling. Vi sørger for at boligselskapet registreres i Brønnøysundregisteret for å få et organisasjonsnummer. Dette er viktig for å blant annet få opprette en bankkonto, sier hun.

Prosedyrer for onboarding av nye boligselskap

Å onboarde nye borettslag eller sameier, er mer krevende og omfattende enn mange tror.

– Vi er avhengig av et godt samarbeid med megler og utbygger for å få nødvendig kontaktdata. Om ønskelig kan vi også koble på Usbl Boservice for å utføre alt av vaktmestertjenester også på bygg med avanserte tekniske løsninger, forteller Lena Onarheim

I overleveringen fra utbygger til beboere, kan fagfolk fra Usbl’s prosjektavdeling være med som tredjepartsaktør. 

– Når byggeprosjektet overleveres, gir vi det nye styret opplæring via Bonabo og tildeler en personlig kunderådgiver. Vi kan bistå ved bearbeiding av vedtektene slik at de blir tilpasset boligselskapets behov med hensyn til lovverket, sier hun.