Klar til årsmøte og generalforsamling?
Usbl er i gang med vårens vakreste eventyr, og vårt mål er å sørge for at styret får god hjelp til arbeidet som skal gjøres før, under og etter årsmøtet og generalforsamlingen.
Hva må gjøres før møtet?
1. Varsle eierne
Styret skal varsle om dato for møtet til alle eiere og be om innmelding av saker i god tid før møtet finner sted (ca. 6 uker før). Vi bistår dere gjerne med utsendelse av forhåndsvarsel etter avtale. Ellers har dere en mal i Bonabo som dere kan bruke. Den ligger under menyen "Styrearbeid" og "Dokumenter". Søk etter "Mal - Forhåndsvarsel om dato for årsmøte"
Eierne kan melde inn saker i Bonabo. De innmeldte sakene vil deretter kunne behandles av styret. Vi gjør oppmerksom på at forslag som gjelder andre saker enn de obligatoriske, må utarbeides slik at det foreligger et klart og tydelig forslag til vedtak. Styret bør også utarbeide en egen innstilling til hvert forslag.
2. Finn kandidater til styret
Det er viktig at styret nå engasjerer en eventuell valgkomité til å finne kandidater til årets valg. Valgkomiteens innstilling kan vedlegges innkallingen.
3. Skriv en årsmelding i Bonabo
Vi anbefaler styret å skrive en oppsummering av året som har vært. Fortell beboerne hva dere har jobbet med, og eventuelt litt om hva dere planlegger framover. Erfaringsmessig ser vi at dette kan spare dere for mange spørsmål fra beboerne. God informasjon skaper fornøyde naboer.
4. Ferdigstill innkallingen i Bonabo
Styret skal fylle ut innkallingen. Dette inkluderer eventuelle ekstra saker fra styret eller eierne. Dette legges til under "Andre saker" i innkallingen. Den ferdig produserte innkallingen skal være levert eierne minst 8 og høyst 20 dager før avholdelse av møtet.
5. Behandle og signere årsregnskapet for 2023
Regnskapet må styrebehandles og signeres av alle ordinære styremedlemmer i Bonabo. Fullstendighetserklæringen blir tilgjengeliggjort sammen med årsregnskapet og signeres kun av styreleder etter at årsregnskapet er signert. Husk at styret alltid kan se resultatregnskapet sitt i Bonabo via menyen Økonomi og rapporter.
Hva må gjøres etter møtet?
1. Fordele og utbetale styrehonoraret
Styret skal fordele og utbetale vedtatt styrehonorar. Dette gjøres i Bonabo via hovedmenyen Økonomi og Godtgjørelser.
Protokollen fra møtet blir automatisk tilgjengeliggjort for beboerne i Bonabo, men hvis styret ønsker å sende det med posten i tillegg, må dette avtales med kundeansvarlig/rådgiver i Usbl.
For tips og råd til planleggingen, se den vedlagte oppsummeringen som er lagt ut i Bonabo fra menyen «Boligbyggelaget». Vi har også laget en plan i Bonabo som styret kan bruke via hovedmenyen Styrearbeid og Fremdriftsplan.
Lykke til med forberedelsene! Husk at vi er her for dere.