Budsjett er et viktig styringsverktøy gjennom året. Det hjelper til å holde orden på kostnader, men også hindre at forbruket blir større enn man faktisk har råd til.

Dekke kostnader

Et budsjett er ingen fasit for hvordan året kommer til å bli. Men med et godt budsjett er dere bedre rustet til å håndtere kostnader, også om det skulle dukke opp noe uventet. Målet er å unngå likviditetsproblemer og nødløsninger som uplanlagte låneopptak eller en ikke forutsatt økning av felleskostnadene.

- Styrets viktigste oppgaver er å sørge for forsvarlig drift og ivareta eiernes verdier. Det man får inn av penger skal dekke driften, eventuelle renter og avdrag på lån og fremtidig vedlikehold. Styret i sameiet eller borettslaget har ansvar for å sette opp budsjettet og sørge for at alle utgifter blir dekket og at bygningsmassen blir ivaretatt, forteller fagansvarlig for forretningsførsel i Usbl, Heidi Østensen Hole.

Det er styrets ansvar å sette opp budsjettet som blir presentert for eierne på årsmøtet eller generalforsamling sammen med fjorårets regnskap. Her har beboerne anledning til å stille spørsmål ved tallene som er satt opp og hvilke vurderinger som er gjort. Et styre som kan vise til god planlegging av vedlikehold og kontroll på utgiftene, vil lettere få aksept for tallene de har satt opp. 

Felleskostnader og budsjett

Etter å ha budsjettert alle kostnadene vil styret se om felleskostnadene (det som betales inn) dekker utgiftene. Da kan styret finne det nødvendig å vedta økning av felleskostnadene. Det er ikke alltid populært blant beboerne, men i mange tilfeller nødvendig for å få budsjettet til å gå opp. 

- Styret har ansvar for at borettslaget eller sameiet har en forsvarlig drift, og tilstrekkelig likviditet. Det innebærer at det finnes penger til å betale alle regninger. For å ivareta dette er det styret som bestemmer nivået på felleskostnadene og når de skal  justeres.

- Veldig ofte opplever styret press fra eierne om å få felleskostnadene så lave som mulig. Mange styrer er i dag flinke til å gå gjennom avtaler og reforhandle dem for å kutte kostnader. Det kan gjelde, renhold, vaktmestertjenester forsikringer og så videre. Så jeg vil si at mange styrer er flinke til å sørge for at de har riktig nivå på  kostnadene. 

- Gjennom året har man en generell prisstigning. Da er det naturlig at felleskostnader går opp, selv om man gjør gode avtaler. Det handler om prisutviklingen ellers i samfunnet. 

Budsjettere vedlikeholdskostnader

Styret har som oftest en viss formening om hvor mye de betaler i faste kostnader som fellesstrøm, forsikringer og avdrag på felleslån. Vanskeligere kan det være å estimere hvor mye de må bruke på vedlikeholdskostnader. En enkel og planlagt jobb med fasaden kan avdekke større feil som må utbedres. Det kan også være helt uforutsette ting som plutselig krever store reparasjoner og dermed store kostnader. 

Vær realistisk og ikke gå i fellen med å håpe at ingenting uforutsett skal skje. Er dere usikre kan det være lurt å hente inn profesjonell hjelp som kan bistå dere med å sette opp en vedlikeholdsplan. 

- Det er viktig at styret har en god plan for vedlikehold som skal gjennomføres. Da har dere mulighet til å spare opp penger, eventuelt planlegge å ta opp mer i lån.  God planlegging gjør at man kan være i forkant. Det kan alltid dukke opp noe uforutsett. Da er det viktig at dere har tilstrekkelig med disponible midler, sier Hole.

- Skal dere gjennomføre et større vedlikeholdsprosjekt er det vanlig å finansiere det med lån. Da må styret ta høyde for at det i løpet av året vil bli høyere utgifter. For eksempel at det fra  mai blir høyere fellesutgifter for å betjene lånet. Styret har informasjonsplikt, så de må sørge for at alle er informere om at felleskostnadene kommer til å øke,.

Slik setter du opp et godt budsjett

Få oversikt over alle faste kostnader. Det er blant annet avdrag på lån, kommunale avgifter, forsikringer, TV og internett, vaktmester, renhold og honorarer til forretningsfører og revisor. Få også oversikt over andre kostnader som er delvis faste, som oppvarming, strøm og styrehonorarer. Disse vil endre seg, men bruk regnskapstallene som viser hva dere har brukt tidligere. Det kan være lurt å se på fjorårets budsjett og regnskap hittil, og ta utgangspunkt i dette. Husk på at kostnadene som oftest øker på grunn av prisstigning.

Hva planlegges av vedlikehold? Få prisestimat fra en ekspert på hvor mye dette vil koste. Husk også å sette av penger til uforutsett vedlikehold og reparasjoner. 

Hva har dere av inntekter? Inntektene i borettslaget eller sameiet kommer fra det beboerne betaler i felleskostnader. Dersom dette er mindre enn utgiftene må man vurdere å øke felleskostnadene. Et låneopptak vil også påvirke felleskostnadene.

Husk også på vedtak som er gjort på årsmøte eller generalforsamling som skal gjennomføres i løpet av året. Det kan for eksempel være at man skal leie inn vaktmester fra sommeren. 

- Mange ser på hva som var brukt av kostnader året før, og legger til litt ekstra på grunn av prisstigning. Er det vedtatt noe nytt, er det fort gjort å glemme å putte det inn i budsjettet. 

Selv med en god plan er det ikke alltid det holder. Noen ganger sprekker budsjettet. 

- Da har styret mulighet til å endre felleskostnadene i løpet av året. Styret har fullmakt til å øke felleskostnadene så mye som er nødvendig for å sikre driften og verdiene. Men det må varsles minst en måned i forveien, sier Hole.

Usbl hjelper deg med budsjettet

Vi i Usbl kan hjelpe deg med forretningsførsel, regnskap og faste årlige oppgaver som sørger for trygg og forsvarlig drift for ditt borettslag eller sameie. 
- Da setter vi opp et budsjettforslag for dere. Du og din rådgiver i Usbl går gjennom kostnader og har dialog blant annet hva som vil påvirke felleskostnadene fremover, sier Hole.

Med Usbl som forretningsfører får du en effektiv og trygg styring av økonomi og administrasjon i ditt borettslag eller sameie.