Tak som lekker, mur som sprekker og en lekeplass som ikke er innenfor lovverket…. Det er nok av oppgaver som kan gi hodebry og gå utover nattesøvnen til deg som er styreleder i borettslaget eller sameiet. 

– Det viktigste vi i Usbl Prosjekt kan gi styrene i sameier og borettslag, er trygghet. Vi har kvalifikasjonene og kompetansen som trengs, og vi holder styret i hånden hele veien. Vi tar byrden av skuldrene deres, og vi gjør det på en profesjonell måte, forteller Jo Roger Bergheim, avdelingsleder i Usbl Prosjekt Innlandet. Der jobber det prosjekt- og byggeledere som bistår boligselskapene både Usbl-tilknyttede og andre. En stor del av jobben er å bistå med planlegging og gjennomføring av vedlikehold og HMS (helse, miljø og sikkerhet).

Styret har ansvar for vedlikeholdet

– Vedlikehold er komplisert og det er mye å tenke på, sier styreleder for Sameiet Park Terrasse, Ellinor Skaar. Det veldrevne sameiet i Lillehammer sentrum er et populært sted å kjøpe seg leilighet. Felleskostnadene er relativt lave og i kjelleren er det hele 122 garasjeplasser, både for beboere og næring.

Sameiet Park Terrasse var innflytningsklart i 1988. Det har spesielle arkitektoniske former og er på ingen måte noe A4-bygg. Blant annet er nesten ikke ett vindu likt. Siden 1988 har vedlikeholdet bestått i å skifte noen vinduer i næringsdelen av bygget og malt litt innvendig og utvendig.

Styret innså at vedlikeholdet og rehabiliteringen ville bli mer omfattende enn de hadde tenkt. Blant annet ble det oppdaget lekkasjer fra en takterrasse og inn i en stue.

– Som styreleder har jeg ansvaret for vedlikeholdet som er en av de viktigste oppgavene styret har. Vi hadde behov for en total utvendig rehabilitering. Så vi veide litt fram og tilbake. Skulle vi gjøre det her selv, eller…? Men vi skjønte fort at vi trengte hjelp fra proffe folk, og det var her Usbl Prosjekt kom til unnsetning. Sammen med dem fikk vi satt jobbene i system, forteller Ellinor.

Hull i vedlikeholdsplanen

– Sameiet Park Terrasse hadde en rufsete vedlikeholdsplan. Vi i Usbl Prosjekt fikk ryddet opp og satt ting i system med programmet Bevar Vedlikehold, forteller Jo Roger Bergheim som har vært styrelederens kontakt hele veien. 

Sammen med Usbl gjorde styret en vurdering. Det ble lagt et budsjett for vedlikeholdet og flere mindre oppgaver slått sammen til ett prosjekt.

– Det tok tid å bestemme seg, men det ble en grei oppstart, forteller Ellinor. 

Entreprenøren startet høsten 2021 med utskifting av membran på terrasser. Vinduer ble også skiftet, og det samme ble utvendig kledning. 

Trygge avtaler og HMS

For de fleste er styrearbeid noe man gjør på fritiden. Samtidig gjør et komplisert regelverk det vanskelig å følge med i svingene for styrene i borettslag og sameier når avtaler skal inngås.

– Ofte vil en håndverker gi et tilbud på en jobb som skal gjøres. Når jobben signeres, er avtalen gjort. Men hvis styrene bruker oss i Usbl Prosjekt, kan vi gå inn i avtalen, se til at den er satt opp korrekt og etter lover og regler før den signeres. En allerede inngått avtale med håndverker eller entreprenør, kan være vanskelig å endre i etterkant, sier Johan Grønstad, prosjekt- og byggeleder Usbl Prosjekt Innlandet og Jo Rogers gode kollega. 

– En avtale skal alltid ha avklart hvem som har ansvaret for HMS (helse, miljø og sikkerhet). Vi i Usbl Prosjekt sørger for at HMS styres gjennom avtalen og at ansvaret ligger hos entreprenøren og ikke styret, i tilfelle ulykker, forklarer Johan.

Trygghet med Bevar HMS

Alle borettslag og sameier er pålagt å ha et system for HMS. Her kan Usbl bistå med bruk av Bevar HMS.

– Trygghet og forutsigbarhet må være til stede ved oppussing og vedlikeholdsarbeid, men styret forstår ikke alltid omfanget av HMS, sier Stian Molstad, prosjekt- og byggeleder hos Usbl Prosjekt Innlandet. Der jobber han som vedlikeholdsrådgiver med ansvar for å lage planer for vedlikehold og Bevar HMS.

– Er du alene, har du hodet på blokken. Med oss i Usbl Prosjekt får du hjelpen og rådene som gjør deg trygg. Vi er alltid oppdatert på hva som gjelder av regler, forskrifter og bruk av korrekte kontrakter. Men det er viktig at Usbl er med i starten og ikke kommer inn etter at kontrakten er inngått. Da kan det være for sent, forteller han.

HMS angår ikke bare rehabiliteringsarbeid på bygg. HMS-regler gjelder også for trygge bomiljø.

– Tenk deg for eksempel at borettslaget har en støttemur uten gjerde. Har du ikke orden på HMS og noen ramler ned fra muren og brekker benet, vil borettslaget stå til ansvar for ulykken på eiendommen deres. Men med Bevar HMS får dere merket av dette punktet, satt det på agendaen for utbedring og får det inn i protokollen når utbedringen er gjort, sier Stian. 

Hjelp til igangsetting av vedlikehold og rehabilitering

– Det kan være vanskelig for et styre å sette i gang med en rehabiliteringsoppgave. Det kan ta mye energi og tid. Men dette kan vi gjøre for deg. Vi kjenner regelverket, lover og forskrifter og stiller krav til entreprenøren. Så sørger vi for at alt er på plass og at du får en kontrakt som er i henhold til norsk standard, sier Jo Roger Bergheim. 

Å utsette vedlikeholdet kan gjøre vondt verre. Styret har nemlig et ansvar også når de ikke gjør noe. En styreleder kan faktisk bli stilt til ansvar personlig. 

– Det er lett å tenke at «vi vil vente», spesielt i tiden vi er i nå med høye levekostnader og renter. Men husk at vedlikehold er en planleggingsprosess. Og det kan være lurt å slå til nå når prisene hos entreprenørene er lavere.

Stiller krav til entreprenørene 

Styret kan fritt velge hvilken entreprenør de ønsker å inngå kontrakt med, og de kan velge hvor mye de vil involveres i prosjekter. De får uansett alltid kopi av møtereferater, planer og dokumenter. 

– Styret vil selvfølgelig ha mest mulig ut av pengene. Vi i Usbl Prosjekt vet hva de kan forvente og kreve av entreprenørene og sørge for at regler blir fulgt, sier Jo Roger. Han har selv vært på entreprenørsiden og vet at avtaler som ikke er korrekte og grundige, kan føre til misforståelser og uenighet når regningen skal betales. 

Med fra start

Ved rehabiliteringen av Sameiet Park Terrasse har styreleder Ellinor Skaar vært involvert fra start og kjørt tospann med Jo Roger fra Usbl Prosjekt.

– Vi innkaller til byggemøter med entreprenøren hver 14. dag. Ellinor kan gi nyttig informasjon og dialog før, under og etter at arbeidet er gjort. Hun kjenner jo bygget svært godt, sier Jo Roger. På byggemøtene foretas det viktige avklaringer slik at prosjektet har framgang. 

– Vi er veldig fornøyd med prosessen og kontinuiteten har vært viktig for oss. Jo Roger og jeg har hatt et godt samarbeid og en fin dialog hele veien, sier styrelederen. 

– Ellinor sier ting som de er og går ikke rundt grøten. Hun bidrar til at vi har gode diskusjoner med entreprenøren, sier Jo Roger. 

To millioner lavere enn budsjettert

Hvorfor valgte dere Usbl Prosjekt til å hjelpe dere med vedlikeholdsplanleggingen?

– Hvis vi skulle startet prosessen på nytt, ville vi gjort det på samme måte, sier styreleder Ellinor Skaar.

Det viktigste var tryggheten og at vi visste at dette ble gjort fagmessig og innenfor tidsplan og økonomiske rammer. Når det er sagt: Det er viktigere med kvalitet enn om prosjektet går noen dager over hva som var planlagt, mener hun. 

– For det andre ser Usbls folk det vi ikke har tenkt over, blant annet på det byggtekniske og estetiske. Vi har hele tiden følt oss trygge på at alt blir skikkelig gjort, både smått og stort, sier styrelederen.

Rehabiliteringen av Sameiet Park Terrasse gikk over all forventning, også økonomisk. 

– Det endte faktisk to millioner lavere enn totalrammen som var satt. Da blir man ikke sur, nei! sier Ellinor og ler.

Involver også beboerne i vedlikeholdsplanene

For et styre kan det være lurt å involvere beboerne så tidlig som mulig for å få dem med på planene, slik som i tilfellet Sameiet Park Terrasse i Lillehammer.

– Først og fremst må styret være enige, men det er også viktig at beboerne er med. For ved større prosjekt som krever lånefinansiering, må dette vedtas i generalforsamling, sier Johan Grønstad fra Usbl Prosjekt Innlandet.

– Det kan aldri bli for mye informasjon til beboerne, mener han.

– Mange har et inntrykk av at vi i Usbl er dyre, men når prosjektet er vel gjennomført, ser de at det var verdt pengene, at de har fått igjen for det de har betalt for. Husk at det ikke bare er kostnader med vedlikehold. Det øker også verdien på boligen, tilføyer Jo Roger Bergheim.

Prosjektledelse innen vedlikehold og rehabilitering i borettslag og sameier, gjennomføres i fire steg: