Det er mange ulykker som kan skje i et borettslag eller sameie. Noen ting er enkelt å gardere seg mot, mens andre ting krever mer jobb. Og er ulykken først ute, er det viktig å ha en god plan for hva man skal gjøre. 

Hva er HMS?

De fleste forbinder HMS med noe man har hørt om i arbeidslivet. Men det er også svært viktig for borettslag og boligsameier.

HMS står for helse, miljø og sikkerhet. Det vil si at man plikter til å verne om liv, helse og materielle verdier, men også til skape et trygt og godt miljø. Kravene til HMS blir bestemt av Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, også kalt HMS-forskriften eller Internkontrollforskriften.

For alle borettslag og sameier er en plan for HMS og internkontroll lovpålagt.

Skal ivareta sikkerheten

Ulykker kan for eksempel skje ved at istapper faller ned fra taket eller barn kan skade seg mens de leker på usikrede lekeområder. Om ikke brannvarslerne virker kan det skje virkelig store ulykker.

- En HMS-plan eller et HMS-system skal ta for seg alle disse tingene. Målet er at sikkerheten til enhver tid blir ivaretatt og å skape et godt og trygt miljø, sier Aleksander Vethe Sandvig, tjenesteansvarlig Bevar og prosjekt- og byggeleder i Usbl Prosjekt.

Det er styret i borettslaget eller sameiet som har ansvar for at myndighetenes krav til HMS blir fulgt. Det innebærer at de må kartlegge hva slags ulykker som kan skje. De er også ansvarlige for å gjennomføre tiltak for å unngå disse ulykkene. Styret er pliktig til å ha oversikt over alle fellesarealer og felles installasjoner. Det gjelder alt fra brannsikring til utstyret på lekeplassen. 

Skulle en ulykke skje, kan det bli stilt spørsmål om internkontrollen, og det er styret som er ansvarlig for å sikre en tilfredsstillende internkontroll.

Dette skal HMS-planen inneholde

En god HMS-plan er et komplekst system. Ikke bare skal den inneholde lovverk, men også aktiviteter og sjekklister. Dette er noe av det viktigste i en HMS-plan:

• Aktuelle lover og forskrifter 
• Oppdatert risikovurdering
• Forebyggende aktiviteter, når og hvordan de skal gjennomføres og hvem som har ansvar for det
• Sjekklister
• System for avvikshåndtering
• System for dokumentasjon av utførte tiltak

- Det er viktig å lage et system som er tilpasset deres borettslag eller sameie, men som også har med seg alle punkt i de gjeldende paragrafene. Det er svært omfattende å utarbeide en god HMS-plan, men samtidig er det nødvendig for å sikre beboere, sier Vethe Sandvig. 

Systemet for internkontroll og HMS kan ved første øyekast virke komplisert. Vethe Sandvig mener likevel noe av det viktigste du kan gjøre er å sørge for at planen er intuitiv.

- Det er viktig å ha en plan som er enkel å følge, sånn at ikke unødvendige skader skjer på grunn av manglende oppfølging. Pass derfor på at HMS-planen ikke er vanskelig å bruke, men at den er enkel å forstå, utdyper han.

Enklere jobb med Bevar HMS

Det er mange oppgaver knyttet til å sitte i et styre i et borettslag eller sameie. Å ha HMS-ansvar kan for noen virke overveldende og som et veldig stort ansvar. Men det finnes heldigvis en del hjelpemidler for å gjøre jobben enklere. Et godt system for HMS skal være motiverende å jobbe med og bidra til at man føler seg trygg på at sikkerheten og miljøet blir ivaretatt for alle beboere. 

Bevar HMS er et skreddersydd, nettbasert verktøy som hjelper borettslag og sameier med å ivareta kravene til oppfølging av HMS. Systemet består blant annet av kontrollrutiner, handlingsplaner, logg av gjennomførte tiltak og avviksbehandling. I tillegg gjør systemet det enklere å holde orden på lovpålagt dokumentasjon.

Gjennom Bevar HMS kan Usbl overta deler av arbeidet som er knyttet til oppfølging og oppdatering av HMS-planen. 

- Dette fritar ikke styret for det juridiske ansvaret, men det bidrar til å redusere arbeidsbelastningen. Dere kan også være sikre på at alle lover og forskrifter følges. Det er en stor trygghet for mange styremedlemmer, sier Vethe Sandvig.

Brukere av Bevar HMS får også gjennom året tilbud om å delta på HMS-kurs. Her kan man få en oppfriskning av HMS-programmet når det er behov for det.