Styrets vedtakskompetanse og protokollføring av vedtak

Styret er valgt som representanter for eierne, og skal sørge for at borettslaget eller sameiet driftes i tråd med lov, vedtekter og vedtak fattet på generalforsamlingen eller årsmøtet. I sin utøvelse av styrevervet, skal styret ha interessene til borettslaget eller sameiet og eierne for øye, slik at det fattes vedtak til beste for fellesskapet. 

Bortsett fra noen få oppgaver som etter lov er lagt til styreleder, kan ikke styreleder alene handle på vegne av borettslaget eller sameiet uten å ha fått fullmakt til dette fra styret eller generalforsamlingen/årsmøtet. 

Styret kan dessuten først fatte vedtak når minst halvparten av styrets medlemmer deltar på møtet. Det fremkommer direkte av loven at styresakene skal protokolleres, og at protokollen skal signeres av alle styremedlemmene som deltok på møtet.

Styret kan i utgangspunktet fatte vedtak i alle saker som ikke etter lov eller vedtekter er lagt til andre organer, typisk generalforsamling/årsmøte. I dag foregår mye av vår daglige kommunikasjon elektronisk, og med denne utviklingen ser vi en økende tendens til at styrevedtak i større grad fattes utenfor styremøter og i mer uformelle former.

Etter loven er det styreleder som skal sørge for å kalle inn til styremøte så ofte som det anses nødvendig. Det enkelte styremedlem kan kreve at det avholdes styremøter, dersom styreleder selv ikke tar initiativ. Det er ikke noe i veien for at møtet avholdes digitalt eller på annen måte som er praktisk for styret, for eksempel ved e-postkommunikasjon eller telefon, men det skal da likevel føres protokoll over sakene som er behandlet. Merk imidlertid at alle styremedlemmene kan kreve at møtet avholdes fysisk dersom det er ønskelig.  

Med styrevervet følger det en del plikter. Brudd på disse, ved at man fatter feil beslutning eller forholder seg passiv, kan i ytterste konsekvens medføre et personlig ansvar for det enkelte styremedlem. Det er derfor viktig at styret har et bevisst forhold til konsekvensen av de beslutningene det tar, og at styret i størst mulig grad fatter vedtak i formelle styremøter hvor det sørges for protokollføring av sakene som er til behandling.

Protokollen bør inneholde en grundig redegjørelse for sakene som ble behandlet, hva styret drøftet i møtet og hva vedtaket til slutt ble. Dersom et styremedlem har innvendinger til vedtaket, for eksempel fordi det mener vedtaket er ulovlig, bør det sørge for å få innvendingen protokollført da dette kan frita for et eventuelt senere ansvar. 

Protokollering av vedtakene styret har fattet, vil kunne være et viktig dokument i ettertid. Styret bør derfor sørge for å ha gode rutiner for arkivering, slik at protokollene er tilgjengelig både for sittende og kommende styrer. Dersom det på et senere tidspunkt skulle oppstå tvil om hva som er vedtatt, eller det oppstår en tvist mellom to eiere eller mellom en eier og borettslag eller sameie, vil en grundig ført protokoll kunne bidra til å skape klarhet og minske konfliktnivået.