– Oversikt er viktig. Det er utrolig mye å følge med på, og der har vi fått god hjelp av Usbl, sier styreleder Magne Nylenna i Giljehagen. Sameiet ligger midt i Ski, et sted som er i ferd med å bli en by med rundt 60.000 innbyggere i kommunen. Giljehagen består av to nye bygg med et atrium mellom seg og felles takterrasse på hvert tak. Sommeren 2022 sto de 52 leilighetene og to næringslokalene klare til innflytting.

Etablering av sameie

Oppstart av et nytt borettslag eller sameie skjer ikke av seg selv. Lover og regler skal følges for å få en korrekt etablering og igangsetting av driften. Her er en forretningsfører som Usbl en viktig rolle.

– Når et boligselskap er helt nytt, kreves det en annen rådgivning fra forretningsfører enn for etablerte sameier og borettslag, forteller kundeansvarlig Marte Østnes hos Usbl Follo og Østfold med kontor i Ski. 

Én av oppgavene hennes er å ta imot nye boligselskap i oppstartsfasen. I tilfellet Giljehagen var det samarbeid med utbygger før oppstarten av sameiet og samarbeid med det nye styret. 

– For et helt nytt sameie er det viktig å ha en forretningsfører på plass tidlig, påpeker Marte. Forretningsføreren sørger for å få det nye sameiet i drift. I Giljehagens tilfelle var det et samarbeid mellom utbygger og Usbl i etableringen av sameiet. 

Så setter forretningsfører opp et budsjett og beregner felleskostnader. 

– Seksjonering av boligene og etablering av sameiet blir ofte utført av Usbl’s advokatkontor, slik som for Giljehagen. Men for noen kunder er det vi på Usbl-kontoret i Ski som sørger for at dette blir gjort, og i andre tilfeller tar utbyggerne seg av seksjoneringen og etableringen av sameiet selv, forteller Marte. 

Når sameiet er ferdigstilt, kan det arrangeres et årsmøte hvor styret blir valgt. Da skjer en overlevering, og Usbl’s kunde innen forretningsførsel endres fra å være utbyggeren til å bli styret i sameiet.

Fast kontakt i Usbl ved oppstart av sameie

– Usbl ble valgt for oss. Og tilfeldigvis er de vår nærmeste nabo. Jeg må si at den fysiske nærheten til Usbl-kontoret har vært viktig. Vi har vår faste kontakt i Marte Østnes, og det er enkelt å møte opp på Usbl-kontoret, sier styrelederen i Giljehagen. Han synes forøvrig at forretningsfører er et fremmed begrep, og kaller heller Usbl en tjenesteyter. 

– Marte er en tjeneste i seg selv. Vi har hatt mange én-til-én-møter, forteller Magne. Han får mange innspill og råd, og nå jobber han med å opprette en vedlikeholdskonto med tanke på fremtidig vedlikehold, rehabilitering og reparasjoner.

Hvorfor velge Usbl som forretningsfører?

Marte Østmoe mener det er flere grunner til at Usbl er et godt valg som forretningsfører for sameier og borettslag, og her er fire av dem:

Mange års erfaring som forretningsfører for et stort antall boligselskap.
Ansatte med kompetanse innenfor alle de ulike tjenestene som inngår i forretningsførsel i Usbl
Usbl scorer høyt i kundeundersøkelser og ligger godt over bransjesnittet.
Mange lokalkontor og nærhet til kundene.

– I tillegg har Usbl et langsiktig perspektiv. Vi ønsker å både ivareta interessene til dem som flytter inn i et nytt boligselskap og dem som flytter inn senere når selskapet har vært i drift over mange år. Dette gjør vi blant annet gjennom å bidra med gode vedtekter, sier Marte.

Starthjelp for beboere og styremedlemmer

Alle som har vært midt i en flytteprosess, vet hvor mye styr det kan være. Det gjelder jo også styremedlemmer i nye sameier og borettslag som i tillegg til å være “vanlige” beboere, også har mye å sette seg inn i. For et ferskt styre, kan det være godt å ha Usbl’s hånd å holde i. 

– Vi kan hjelpe til med å kommunisere både med dem som flytter inn og med utbygger slik at det er enklere å sette seg inn i økonomi, vedtekter osv.  For helt nye sameier eller borettslag, sørger vi for å invitere til informasjonsmøte for å få styret i gang. Vi kan også arrangere kurs for styremedlemmer for å sette seg inn i vår Styreportal. Dette er ett av flere digitalt verktøy som gir god oversikt, forteller Marte.

– Det tar to til tre år fra beboerne i det nye sameiet flytter inn, til alt er i gang og ting har satt seg. Da vet man mer om hvilket behov boligselskapet har for serviceavtaler, hvilket nivå felleskostnadene bør ligge på og styret begynner å få rutiner på plass, sier hun.

Usbl som forretningsfører i Giljehagen

Det er ulike «pakkeløsninger» innen forretningsførsel fra Usbl. 

– Noen sameier og borettslag bruker mange av tjenestene våre. Andre vil kun ha hjelp med regnskap og budsjetter. Fordi boligselskapene er regnskapspliktige og mange ganger revisjonspliktige, er bistand innen økonomi og budsjettering mye brukt. For noen av de minste sameiene og borettslagene er akkurat denne delen av forretningsførsel det som trengs, forteller Marte.

Sameiet Giljehagen kjøper tjenester fra Usbl innen flere områder, blant annet: 

• innkreving av månedlige felleskostnader fra hver seksjonseier
• fakturahåndtering
• føring av regnskap og budsjettforslag
• avdelingsregnskap for å skille mellom inntekter og kostnader til næringsseksjonene og boligseksjonene
• vaktmestertjenester og renhold i regi av Usbl Boservice
• avregning av målere for forbruk av fjernvarme
• forsikring gjennom Usbl’s samarbeidspartner IF forsikring
• nøkkelbestilling

– Før hadde jeg ansvar for bestilling av nøkler, en oppgave det var overraskende mye arbeid med, så nå har jeg fått en avtale med Usbl slik at de tar seg av alt med nøkler også, sier styreleder Magne Nylenna i Giljehagen.

Juridisk bistand

Selv om en del er likt i sameier og borettslag, er det enkelte ting som skiller. I et sameie er det blant annet mer frihet for hver seksjonseier enn hva det er i et borettslag, men da følger det også mer ansvar på hver eier. 

– 10 av de 52 leilighetene er utleieleiligheter. Her er det viktig å ha oversikt, regler og vedtekter i orden, blant annet måtte vi vite mer om utleie og disposisjonsrett, forteller Magne. Også her kan Usbl være til god hjelp.

– Som forretningsfører skal vi i Usbl være gode rådgivere styrene kan forholde seg til. Og i komplekse saker kan vi involvere advokatkontoret i Usbl, forteller Marte Østnes.

Styrets gode hjelper

– Det er en del ting vi bare ordner, for der er mange oppgaver i borettslag og sameier som må løses som man ikke engang hadde tenkt på, sier Marte. Dessuten er det mange frister å forholde seg til i løpet av ett år. 

– Med Usbl som forretningsfører slipper styrene å passe på. Det ordner vi, sier hun.

Som forretningsfører kan Usbl se gjennom saker før årsmøtet og fange opp feil med hensyn til lovverket. 

– Vi bistår styrer, men har ingen personlige interesser, tar aldri parti og er helt nøytrale. På et årsmøte i sameiet eller i generalforsamlingen i borettslaget, kan denne nøytraliteten dempe eventuelle gemytter. Vi tenker på beboere og styret og tar hånd om deres interesser, understreker Marte.

Blir kjent med naboene

Sameiet Giljehagen feirer ettårsdagen sommeren 2023, og det har vært mye å lære i månedene som har gått. Magne forteller at han har stor nytte av Portalen i styrearbeidet, blant annet til bruk i styremøter. 

– Jeg har lært mange nye ting, sier den driftige pensjonisten. I løpet av sitt første år som styreleder i sameiet, har det vært daglige henvendelser med smått og stort. Mange avgjørelser har blitt tatt, og flere nødvendige avtaler er blitt inngått etter behandling i styret, blant annet innen VVS, garasjeløsninger, vask av fellesarealer og driftsavtale med heisfirma. 

Men selv om styrelederrollen har tatt en del tid dette første året, angrer han ikke på at han tok på seg vervet. Det har også hjulpet at han har lang erfaring fra offentlig forvaltning og alt det medfører av administrasjon, forhandlinger, møtestyring, møteforberedelser og referat.

– I og med at jeg har vært engasjert i så mye i sameiet, er jeg ofte den som blir kontaktet. Fordelen er at jeg blir kjent med beboerne, noe jeg synes er veldig hyggelig, sier Magne.